Dla spółek działających w grupach kapitałowych ceny transferowe za rok podatkowy 2025 będą w 2026 r. jednym z ważniejszych testów jakości danych finansowych. Kluczowe terminy to: Local File do końca 10. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego, TPR-C do końca 11. miesiąca oraz Master File do końca 12. miesiąca, jeżeli obowiązek dotyczy danej grupy.
Przy roku podatkowym zgodnym z kalendarzowym oznacza to odpowiednio: 2 listopada 2026 r. dla Local File ze względu na układ dni wolnych, 30 listopada 2026 r. dla TPR-C oraz 31 grudnia 2026 r. dla Master File. W praktyce prace nie powinny zaczynać się jesienią. Największe ryzyko powstaje dużo wcześniej: przy księgowaniu transakcji kontrolowanych, alokacji kosztów, korektach cen transferowych, uzgadnianiu sald i mapowaniu danych z raportowania grupowego na lokalne wymogi CIT.
Terminy cen transferowych w 2026 r.
Terminy ustawowe są końcem procesu, nie jego początkiem. Jeżeli dane do Local File i TPR-C są kompletowane dopiero przed wysyłką formularza, zespół finansowy zwykle odtwarza historię rozliczeń zamiast kontrolować jakość danych.
| Obowiązek | Termin za rok podatkowy 2025 | Co musi być gotowe? | Ryzyko operacyjne |
| Local File | 2 listopada 2026 r. | Lokalna dokumentacja cen transferowych dla transakcji kontrolowanych przekraczających progi dokumentacyjne. | Brak zgodności wartości transakcji z księgami, umowami, rozrachunkami lub kalkulacją rentowności. |
| TPR-C | 30 listopada 2026 r. | Informacja o cenach transferowych składana elektronicznie przez podatników CIT. | Dane niespójne z Local File, sprawozdaniem finansowym, księgami albo stanem rzeczywistym. |
| Master File | 31 grudnia 2026 r. | Grupowa dokumentacja cen transferowych, jeżeli spółka należy do grupy spełniającej ustawowe warunki. | Niespójność między lokalnymi danymi, polityką grupową i raportowaniem centrali. |
TPR-C nie jest zwykłym formularzem technicznym. Dla lat podatkowych rozpoczynających się po 31 grudnia 2024 r. obowiązują nowe wersje formularzy TPR-C(6) i TPR-P(6), które zastąpiły wcześniejsze formularze TPR-C(5) i TPR-P(5). Formularz zawiera dane o transakcjach kontrolowanych, metodach weryfikacji cen transferowych, wartościach transakcji i wyniku finansowym. To dlatego musi opierać się na danych, które można uzgodnić z księgami i dokumentacją źródłową.
Progi dokumentacyjne: które transakcje trzeba zweryfikować?
Identyfikację obowiązków zaczynamy od mapy transakcji kontrolowanych. Kluczowe jest nie tylko sprawdzenie wartości, ale też prawidłowe pogrupowanie transakcji jednorodnych.
| Rodzaj transakcji | Próg dokumentacyjny | Co powinno być widoczne w danych? |
| Transakcje towarowe | 10 000 000 zł | Kontrahent powiązany, wartość sprzedaży lub zakupu, waluta, korekty, rabaty i dokumenty źródłowe. |
| Transakcje finansowe | 10 000 000 zł | Kapitał, odsetki, harmonogramy, salda, oprocentowanie, kursy i umowy. |
| Transakcje usługowe | 2 000 000 zł | Koszty usług HR i payroll, IT, finansowo-księgowych, prawnych, controllingowych, przychody z usług, klucze alokacji, centra kosztów i dowody wykonania usług. |
| Inne transakcje | 2 000 000 zł | Refaktury, licencje, rozliczenia projektowe, opłaty grupowe i przypisane dokumenty. |
| Transakcje z podmiotami z rajów podatkowych lub jurysdykcji stosujących szkodliwą konkurencję podatkową | 2 500 000 zł dla finansowych i 500 000 zł dla pozostałych | Jurysdykcja kontrahenta, wartość transakcji, uzasadnienie gospodarcze i dokumenty potwierdzające przebieg rozliczenia. |
W grupach kapitałowych jedna kategoria transakcji może być rozbita na wiele faktur, projektów, spółek i walut. Dlatego próg trzeba analizować według ekonomicznej treści transakcji, a nie wyłącznie przez pojedyncze zapisy księgowe.
Jak przygotować dane w systemie finansowo-księgowym lub ERP?
Największą wartość daje takie ustawienie danych, które pozwala szybko oddzielić transakcje kontrolowane od pozostałych rozliczeń. Nie chodzi o nadmierne komplikowanie planu kont, ale o konsekwentne oznaczanie transakcji już w trakcie roku.
W praktyce najważniejsze są cztery poziomy kontroli:
- kontrahent powiązany – aktualna lista spółek z grupy i poprawne oznaczenie relacji,
- typ transakcji – rozdzielenie towarów, usług, finansowania, licencji, refaktur i alokacji kosztów,
- centrum kosztów lub projekt – przypisanie kosztu do właściwego obszaru biznesowego, spółki lub funkcji,
- waluta i okres – kontrola przeliczeń, różnic kursowych i zgodności z raportowaniem grupowym.
Przy usługach wspólnych szczególnie ważne jest udokumentowanie sposobu alokacji kosztów. Jedna faktura może obejmować kilka typów usług wewnątrzgrupowych: IT, HR i payroll, finanse i księgowość, obsługę prawną, controlling albo wsparcie administracyjne. Jeżeli koszty są dzielone między kilka spółek, trzeba zachować informację o bazie kosztowej, kluczu podziału, narzucie, okresie i podmiotach uczestniczących w rozliczeniu.
Arkusz kontrolny może wspierać proces, ale nie powinien zastępować porządku w księgach. Jeżeli dane są zbierane ręcznie dopiero przed terminem, rośnie ryzyko pominięcia transakcji, podwójnego ujęcia wartości albo błędnego przypisania kategorii.
Safe harbour i korekty cen transferowych
Safe harbour może uprościć pracę, ale nie zwalnia z dyscypliny danych. Przy usługach o niskiej wartości dodanej istotny jest między innymi poziom narzutu: nie więcej niż 5% kosztów przy nabyciu usług oraz nie mniej niż 5% kosztów przy świadczeniu usług. Potrzebna jest także kalkulacja pokazująca bazę kosztową i sposób zastosowania kluczy alokacji.
Przy transakcjach finansowych należy kontrolować między innymi oprocentowanie, okres finansowania, kapitał, odsetki oraz ewentualne opłaty dodatkowe. Księgowość powinna rozdzielać te elementy w sposób umożliwiający szybką weryfikację warunków uproszczenia.
Osobnym obszarem są korekty cen transferowych. Nie powinny funkcjonować jako zwykła nota bez kontekstu. Korekta musi być powiązana z transakcją kontrolowaną, okresem, kalkulacją, dokumentem od podmiotu powiązanego i wpływem na wynik podatkowy.
TPR-C i odpowiedzialność zarządu
TPR-C podpisuje kierownik jednostki albo wyznaczona osoba wchodząca w skład organu wieloosobowego. Wyznaczenie jednej osoby nie zwalnia pozostałych członków organu z odpowiedzialności za niezłożenie informacji.
Brak złożenia TPR-C, złożenie go po terminie albo przekazanie danych niezgodnych z lokalną dokumentacją cen transferowych lub stanem rzeczywistym może oznaczać odpowiedzialność na gruncie Kodeksu karnego skarbowego. Dlatego proces powinien mieć jasną ścieżkę akceptacji: od księgowości i controllingu, przez dział prawny i compliance, po zarząd.
Dla CFO najważniejsze są trzy pytania: skąd pochodzi dana liczba, kto ją zatwierdził i czy można ją odtworzyć po kilku miesiącach. Jeżeli odpowiedź wymaga ręcznego przeszukiwania skrzynek mailowych i arkuszy roboczych, proces nie jest wystarczająco bezpieczny.
Co sprawdzić w sierpniu 2026 r. przed terminami TP?
W sierpniu 2026 r. większość prac przygotowawczych do Local File i TPR-C powinna być już zaawansowana. To dobry moment na kontrolę statusu danych, zanim ostatni kwartał stanie się okresem ręcznego odtwarzania rozliczeń.
| Obszar | Co powinno być już gotowe? | Co warto jeszcze sprawdzić? |
| Transakcje kontrolowane | Wstępna mapa transakcji z podmiotami powiązanymi za 2025 r. | Czy transakcje jednorodne zostały prawidłowo pogrupowane i przypisane do progów dokumentacyjnych. |
| Dane finansowe | Uzgodnione salda, obroty, korekty i dane do rentowności. | Czy wartości są spójne z księgami, sprawozdaniem finansowym i raportowaniem grupowym. |
| Alokacje kosztów | Zebrane kalkulacje dla usług wspólnych, refaktur i opłat grupowych. | Czy zachowano bazę kosztową, klucze podziału, narzut, okres i podmioty uczestniczące w rozliczeniu. |
| Safe harbour i korekty cen transferowych | Wstępna ocena, które transakcje mogą korzystać z uproszczeń i które wymagają korekty cen transferowych. | Czy kalkulacje są udokumentowane i możliwe do odtworzenia przed przygotowaniem Local File oraz TPR-C. |
| Akceptacja i odpowiedzialność | Ustaleni właściciele danych po stronie księgowości, controllingu, tax/compliance i zarządu. | Czy wiadomo, kto zatwierdza finalne dane do Local File i TPR-C oraz kto odpowiada za podpisanie informacji. |
Rola partnera F&A: dane, proces i kontrola
Ceny transferowe pozostają obszarem podatkowym, ale ich jakość zależy od codziennej pracy finansowo-księgowej. To w księgach powstają dane o wartościach transakcji, saldach, kosztach, przychodach, korektach, różnicach kursowych i rentowności.
W pracy z dużymi organizacjami i podmiotami działającymi w grupach kapitałowych skupiamy się na tym, aby procesy F&A dostarczały danych możliwych do wykorzystania w raportowaniu, rozliczeniach podatkowych, audycie i compliance. Dotyczy to również sytuacji, w których lokalne obowiązki trzeba pogodzić z wymaganiami zagranicznej centrali.
W kontekście cen transferowych najważniejsze są: czytelna ewidencja transakcji z podmiotami powiązanymi, terminowe zamknięcia, spójność raportowania grupowego, kontrola alokacji kosztów oraz możliwość odtworzenia danych bez ręcznej rekonstrukcji. Więcej o naszym podejściu do procesów finansowo-księgowych piszemy w obszarze usług księgowych, rozliczeń podatkowych oraz księgowości korporacyjnej dla dużych firm.
Podsumowanie
W 2026 r. spółki rozliczające rok podatkowy 2025 powinny patrzeć na ceny transferowe przez pryzmat danych, a nie tylko dokumentów. Local File, TPR-C i Master File wymagają wartości, które są kompletne, spójne z księgami i możliwe do odtworzenia.
Najważniejsze obszary kontroli to: identyfikacja transakcji kontrolowanych, progi dokumentacyjne, dane do rentowności, safe harbour, korekty cen transferowych, alokacja kosztów oraz ścieżka akceptacji TPR-C. Im wcześniej te elementy zostaną uporządkowane, tym mniejsze ryzyko pracy pod presją terminu.
Potrzebujesz uporządkować dane finansowe przed obowiązkami TP w 2026 r.?
Jeżeli przygotowanie danych do Local File, TPR-C i raportowania grupowego wymaga dziś wielu ręcznych uzgodnień, warto uporządkować proces wcześniej – zanim terminy zaczną wywierać presję na zespół finansowy.
W Process Solutions wspieramy organizacje w prowadzeniu procesów finansowo-księgowych, raportowaniu i rozliczeniach podatkowych tak, aby dane potrzebne do compliance były kompletne, terminowe i możliwe do odtworzenia. Sprawdź, jak pracujemy w obszarze księgowości korporacyjnej dla dużych firm oraz rozliczeń podatkowych.
FAQ: ceny transferowe 2026, Local File i TPR-C
Jakie są terminy Local File, TPR-C i Master File za 2025 r.?
Dla roku podatkowego zgodnego z kalendarzowym praktyczne terminy to: 2 listopada 2026 r. dla Local File, 30 listopada 2026 r. dla TPR-C i 31 grudnia 2026 r. dla Master File, jeżeli występuje obowiązek jego dołączenia.
Jakie progi dokumentacyjne obowiązują dla transakcji kontrolowanych?
Podstawowe progi to 10 000 000 zł dla transakcji towarowych i finansowych oraz 2 000 000 zł dla transakcji usługowych i innych. Dla transakcji z podmiotami z rajów podatkowych obowiązują niższe progi: 2 500 000 zł dla finansowych i 500 000 zł dla pozostałych.
Czy zwolnienie z Local File oznacza brak TPR-C?
Nie zawsze. Niektóre transakcje zwolnione z lokalnej dokumentacji cen transferowych nadal mogą wymagać raportowania w TPR-C, choć w ograniczonym zakresie.
Jak księgowość może ograniczyć ryzyko przy cenach transferowych?
Najważniejsze są: oznaczenie podmiotów powiązanych, wyodrębnienie typów transakcji, kontrola sald, poprawne ujęcie korekt cen transferowych, archiwizacja kalkulacji alokacji i spójność danych z raportowaniem grupowym.