Co to jest KSeF?
KSeF – Krajowy System e-Faktur to cyfrowa platforma umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w ustrukturyzowanej formie (tzw. e-faktur lub faktur ustrukturyzowanych). Nowych e-faktur nie należy mylić z dotychczas funkcjonującymi fakturami wystawianymi w formie elektronicznej. W ramach KSeF każda faktura otrzymuje własny numer identyfikacyjny, co ma zapobiegać ich zgubieniu, dodatkowo KSeF umożliwia natychmiastowy odbiór faktur bezpośrednio po ich wystawieniu. Od momentu pełnego wdrożenia platformy podatnicy, nie będą mieli obowiązku samodzielnego przechowywania i archiwizacji faktur.
Obecnie wystawianie faktur w ramach KSeF jest dobrowolne, natomiast w 2026 roku nastąpią w tym zakresie zmiany, a wraz z nimi obowiązek dostosowania się przedsiębiorców do nowych wymogów.
Jak działa KSeF od strony technicznej?
Fakturę ustrukturyzowaną wystawić będzie można przy użyciu oprogramowania komercyjnego, które z wykorzystaniem specyfikacji technicznych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, prześle dane do platformy KSeF 2.0. Kluczowym elementem działania KSeF jest posiadanie przez podatnika numeru NIP. Po wystawieniu faktury podatnik otrzyma urzędowe poświadczenie odbioru, a jednocześnie KSeF nada fakturze unikalny numer. Numeru faktury KSeF nie należy mylić z numeracją faktury nadawaną indywidualnie przez każdego podatnika. W przypadku mechanizmu podzielonej płatności (tzw. split payment) numer KSeF będzie obowiązkowym elementem tytułu przelewu.
Ministerstwo Finansów ma dostarczyć poniższe aplikacje ułatwiające pracę z KSeF:
- Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 umożliwiająca m.in. korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników, wystawianie i odbieranie e-faktur, możliwość pobrania urzędowych potwierdzeń odbioru
- Aplikacja Mobilna KSeF, w której można wystawiać faktury ustrukturyzowane
- Aplikacja e-mikrofirma dostępna w e-Urzędzie Skarbowym, umożliwiająca powiązanie istniejącego konta z KSeF oraz wystawianie i odbieranie faktur.
Wprawdzie KSeF przewiduje możliwość dodawania załączników do wystawianych e-faktur, jednak zakres danych zawartych w załącznikach jest ograniczona i musi odpowiadać strukturze logicznej udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Załączniki takie jak np. harmonogram prac lub budżet projektu w formacie PDF będą musiały być przesyłane poza KSeF.
Faktury korygujące do faktur wystawionych w ramach KSeF będą musiały być obowiązkowo w formie ustrukturyzowanej. W przypadku błędów w fakturze (np. popełnieniu błędu w numerze NIP nabywcy) konieczna będzie dwustopniowa korekta, polegająca na wystawieniu faktury korygującej “do zera” a następnie wystawieniu faktury pierwotnej z poprawnymi danymi.
Kto i kiedy będzie musiał korzystać KSeF?
Wdrożenie systemu e-faktur obejmie wszystkich podatników VAT, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Wystawianie e-faktur stanie się obligatoryjne:
- od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, u których wartość sprzedaży za 2024 r. przekracza 200 mln zł wraz z podatkiem,
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników
- od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników “wykluczonych cyfrowo”, u których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do łącznej wartości sprzedaży brutto do 10 tys. zł miesięcznie), a także dla transakcji, które mogą być udokumentowane tzw. fakturą uproszczoną.
Obligatoryjne wystawianie e-faktur nie będzie dotyczyło:
- faktur VAT RR dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych,
- faktur wystawianych dla konsumentów.
Jednocześnie w powyższych przypadkach będzie możliwość dobrowolnego wystawienia e-faktur w systemie KSeF.
Ułatwienia we wdrażaniu nowego systemu
Przepisy proponują szereg ułatwień dla podatników w okresie wdrażania nowego systemu. Przykładowo do końca 2026 roku brak będzie kar za błędy popełnione przy fakturowaniu za pośrednictwem KSeF.
Od 30 września 2025 testować będzie można interfejs programistyczny w sposób otwarty – umożliwi to stworzenie własnych platform do wystawiania e-faktur. Z kolei w listopadzie 2025 roku planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0., która umożliwi wystawianie faktur testowych, nie wywołujących skutków prawnych.
Co ważne podatnicy będą mieli możliwość wystawienia faktury poza nowym systemem w tzw. trybie offline24. Podatnicy będą mieli obowiązek niezwłocznego przesłania faktury do KSeF, najpóźniej w następnym dniu roboczym. Datą wystawienia dokumentu będzie wówczas data wskazana w treści faktury przez wystawcę, a nie system. Obowiązkowym elementem faktur wystawianych w trybie offline24 będzie kod QR, który umożliwi identyfikację jej autentyczności.
Na wypadek awarii KSeF lub prac serwisowych przewidziano tzw. tryby awaryjny oraz offline. Podobnie jak poprzednio omówiony tryb, tak i ten umożliwia wystawienie faktury poza KSeF. Tak wystawiony dokument powinien zawierać określony w przepisach kod QR, a termin na jego przesłanie do KSeF to 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii (dla trybu awaryjnego) lub następny dzień roboczy po zakończeniu okresu niedostępności (dla trybu offline).
Aby wygenerować wspomniane wyżej kody QR, niezbędne będzie pobranie z KSeF certyfikatu wystawcy faktury, co najlepiej uczynić z wyprzedzeniem. Zgodnie z informacjami prezentowanymi przez Ministerstwo Finansów, certyfikat wystawcy wygenerować będzie można od 1 listopada 2025 roku.
W KSeF przewidywane są rozwiązania techniczne pozwalające na identyfikację działań niepożądanych, jak zgłaszanie faktur, co do których zachodzi podejrzenie popełnienia oszustwa.
O czym warto pamiętać przy korzystaniu z KSeF?
Aktualnie prowadzone są prace nad zmianami w przepisach, które mogą zmodyfikować zakres danych możliwych do wprowadzenia w ramach KSeF, szczegóły techniczne systemu lub ostateczny termin wejścia w życie obowiązku jego stosowania. Sugerujemy bieżące monitorowanie informacji przekazywanych przez Ministerstwo Finansów.
W przypadku dalszych pytań lub wątpliwości, zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem. Zapewniamy profesjonalne wsparcie dla przedsiębiorców, mierzących się z nowymi obowiązkami fakturowania.
Zapraszamy do kontaktu.